Giải pháp quản lý in ấn tiết kiệm chi phí trong doanh nghiệp

image

In ấn là một hoạt động thường trực của bất kỳ một công ty nào cho dù nhỏ hay lớn. Mỗi nhân viên đều có nhu cầu in tài liệu và nhu cầu này thay đổi khi vai trò và công việc của nhân viên thay đổi. Chính bởi sự thất thường này, làm cho công tác quản lý, theo dõi hoạt động in ấn khó thực hiện và hầu như không được quan tâm.
Những hiện tuợng in trùng, in nhầm, in những tài liệu không cần thiết không phải là chuyện hiếm thấy mà đôi khi lại trở thành thói quen xấu đáng phải quan tâm trong nhân viên. Chính những việc in ấn tự do đó sẽ dẫn đến nhiều sự lãng phí không đáng có. Giám sát việc in ấn, thống kê chi phí hàng tháng là một công tác cần phải triển khai ngay để thấy rằng hàng tháng doanh nghiệp (DN) bạn có thể tiết kiệm một lượng chi phí đáng kể. Biết được sự trăn trở của những DN, tôi lên ngay bộ máy tìm kiếm với từ khóa "Printer Manager", trong vài phút, tôi đã có trong tay một số phần mềm làm công tác quản lý máy in nhưng thật sự không quá nhiều. Qua thử nghiệm một vài chương trình, Printer Manager Plus là chương trình có tính năng vượt trôi hơn các phần mềm cùng chủng loại khác.

Print Manager Plus quản lý, giám sát công việc in ấn như thế nào?

Print Manager Plus hoạt động bằng cách cài đặt một dịch vụ trong hệ điều hành Windows và dịch vụ này đươc kích hoạt mặc định mỗi khi Windows khởi động. Do đó chương trình luôn hoạt động ngầm để giám sát, xử lý và ghi nhận tất cả các hoạt động, tác vụ in ấn trong hệ thống mạng mà không cần phải chạy chương trình chính. Print Manager Plus hoạt động trong cả 2 môi trường workgroup và môi trường domain. Sau khi cài đặt, nếu bạn có domain, Print Manager Plus sẽ tự động dò tìm tất cả các tài khoản và nhóm người dùng có trong Active Directory (kể cả những những tài khoản và nhóm nguời dùng dựng sẵn của hệ thống và chương trình), nhận biết tất cả các máy tính cũng như máy in hiện có trên print server của công ty.
Để quản lý dễ dàng và linh hoạt, Print Manager Plus phân cụm đối tượng nhằm thu hẹp phạm vi quản lý: người sử dụng < nhóm sử dụng < máy in < server. Nhiệm vụ của Print Manager Plus là qui định những chính sách nhằm theo dõi, ghi nhận, điều khiển hay hạn chế các tác vụ in ấn được thực hiện bởi người dùng trên Print Server. Cuối cùng, Print Manager Plus sẵn sàng báo cáo chi tiết cho người quản trị bất kỳ tác vụ nào đã được thực hiện của một nhân viên hay một nhóm bất kỳ trong 1 khoản thời gian mong muốn trên 1 hay nhiều máy in có ở print server.

Quản lý theo tài khoản người dùng và nhóm người dùng (thẻ Users, User Groups)

Nhu cầu và mật độ in ấn có sự giống nhau và khác nhau theo từng phòng ban và từng nhân viên cụ thể. Nhân viên của phòng marketing, sale, nghiên cứu thị trường lúc nào cũng in ấn nhiều văn bản hơn các nhân viên kỹ thuật. Nhân viên phòng sản xuất thường in số lượng lớn và in mực màu nhiều hơn các nhân viên phòng ban khác. Hình thức quản lý theo từng nhân viên tỏ ra linh động hơn đối với những đối tượng cá biệt trong khi các nhóm người dùng lại tiết kiệm nhiều thời gian cho người quản trị hơn khi có nhiều nhân viên có nhu cầu giống nhau.

Đối với nhóm hay từng cá nhân, bạn đều có thể giới hạn một "ngân sách" được tính bằng tổng giá trị USD trên những trang in thông qua tùy chọn Account Balance trong Properties của tài khoản hay nhóm. Khi người sử dùng hết ngân sách của mình (0 USD), họ sẽ không được phép in. Chương trình còn có thể giúp bạn lên lịch cung cấp lại ngân sách trong một khoản thời gian do bạn quyết định. Thông thường là 1 tháng, ngân sách sẽ tự tái thiết lập. Ngoài ra bạn còn có thể hạn chế tác vụ in dựa trên đặc điểm của tài liệu như số trang, dung lượng, tiêu đề, bản in màu hay đen-trắng. Khi áp dụng một chính sách cho một nhóm, toàn bộ người dùng trong nhóm đó đều chịu ảnh hưởng của chính sách.

Để qui định ngân sách hay thiết lập những hạn chế trong tác vụ in của một người dùng (thẻ Users) hay môt nhóm người dùng (thẻ User Groups):

Sử dụng hộp thoại Properties: Từ thẻ Users/Users Groups >> chọn đối tượng >> nhấp chuột phải >> Properties (hoặc nhấp đôi chuột trái lên đối tượng)

Qui định ngân sách in và tái thiết ngân sách: Trên thẻ Account của Properties, mục Account Details >> chọn Limit by Account Balance >> nhập giá trị ngân sách (tính bằng USD) vào mục Account Balance. Để qui định thời gian tái thiết ngân sách, bạn phải kích hoạt tùy chọn Schedule update to Account Balance và qui định lại thời gian tái thiết trong mục When to update.

Giới hạn quyền hạn in: Trên thẻ Restictions của Properties, mục Restictions >> qui định giá trị cho từng giới hạn: trang in tối đa, dung lượng tối đa của tài liệu, tên tài liệu, tài liệu in màu.

Quản lý theo máy in và server (thẻ Printer và Print Server)
Nếu công ty của bạn có nhiều máy in và các máy in này được chia sẻ đến nhiều nhóm người dùng khác nhau, thì việc quản lý theo máy in tỏ ra thuận lợi và dễ dàng hơn cho công tác thống kê sau này. Nếu nhấp kép chuột trái lên một máy in bất kỳ trong danh sách để xem các thuộc tính (Properties), bạn sẽ thấy chương trình có rất nhiều tùy chọn cấu hình.

Trong các tùy chọn, đáng chú ý nhất là mục quy định trị giá (bằng $) của các khổ giấy in (mục How to chage to pricing). Bạn quy định lại trị giá của các khổ giáy A4, A3, A0, Letter, và những khổ giấy nào công ty bạn thường dùng cho phù hợp với giá trị hiện tại. Những giá trị này được dùng vào mục đích thống kê chi phí, lập báo cáo và có ảnh hưởng đến các qui định ngân sách in ấn. Bạn cũng có thể giới hạn số trang in, dung lượng tài liệu đươc in, tiêu đề tài liệu và tài liệu có màu hay đen-trắng hay chỉ định nhóm được sử dụng máy. Khi áp dụng những thuộc tính từ máy in, những thuộc tính đó sẽ có hiệu lực đối với tất cả người sử dụng sử dụng máy in đó.

Cấu hình máy in-qui định trị giá của bản in:

Từ thẻ Printer >> nhấp chuột phải lên máy in >> Properties (hoặc nhấp đôi chuột trái lên máy in) >> chọn thẻ Settings > trong phần How to change for Printer, thay đổi giá trị của Cost per page để qui định giá trị của trang in hay chọn Advanced- Config cost based on cors, page size and duplex > Customize để thay đổi giá của từng khổ giấy.

Lập báo cáo và thống kê

Có lẽ đây là điều quản lý quan tâm nhất. Sau mỗi tháng, bạn có dịp nhìn lại chi phí việc in ấn được nhân viên chi tiêu như thế nào. Print Manager Plus cung cấp các dạng báo cáo đa dạng đến nỗi bạn phải hoa mắt bởi quá nhiều tùy chọn. Nhìn chung, Print Manager Plus có 2 dạng báo cáo: báo cáo chi tiết và báo cáo thu gọn. Các mẫu báo cáo được xây dựng sẳn dựa vào những yếu tố người dùng, nhóm, máy in, server, workstation mà kết hợp chéo để tạo ra những báo cáo khác nhau. Nếu nhấp chọn User Reports, bạn có các tùy chọn báo cáo sau: báo cáo chi tiêt/thu gọn của một người dùng; báo cáo chi tiết/thu gọn của tất cả người sử dụng dùng trên một máy in cụ thể. Ngoài ra, Print Manager Plus còn có thể lập biểu đồ theo những tiêu chí tương tự như lập báo cáo cho bạn cái nhìn trực quan.

Những báo cáo và các bảng thống kê đều có thể xuất thành nhiều dạng dữ liệu định dạng MS Excel, MS Word, Lotus Domino, Lotus Domino mail, Exchange Folder và MAPI.

Tạo các bản báo cáo và biểu đồ:

Từ màn hình chính, nhấp chọn thẻ Reports >> chọn nhóm Report (User Report, Printer Report, Graphs … ) trong menu bên trái >> Chọn báo cáo chi tiết trong khung bên phải. >> Cung cấp các tiêu chí báo cáo >> nhấp OK để tạo báo cáo.

Dịch bởi VNdownload

Hiện tại mới bản 2008 crack ai có 2010 crack pm mình cái hjhj

DOWNLOAD PRINT MANAGER PLUS

Posted on 15/03/2011, in Giải pháp quản lý kinh doanh, Tổng quan công nghệ and tagged , , . Bookmark the permalink. 1 Phản hồi.

  1. Chào bạn,
    Mình thấy phần mềm này rất hay, nhưng khi mình cài vào máy server rồi chẳng thấy máy in nào trên mạng, chỉ thấy user và máy in local thôi.
    Mong bạn hướng dẫn. Thanks

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: